Toute entreprise, quelle que soit sa taille, doit être pleinement consciente de l’importance de la communication interne et externe dans son activité. Pour cette raison, il est nécessaire d’investir une grande partie des ressources pour acquérir une plateforme qui offre tout ce qui est nécessaire pour répondre aux besoins de nos clients.
Un standard téléphonique virtuel répond à toutes ces exigences, car il permet une configuration sur mesure et personnalisée pour chaque entreprise particulière en incluant un grand nombre de fonctionnalités qui font passer l’expérience client au niveau supérieur.
Qu’est ce qu’un standard téléphonique virtuel ?
En termes généraux, un standard téléphonique est un système qui permet de connecter différentes lignes téléphoniques (également appelées extensions) dans une certaine zone ou région, qui est généralement une entreprise ou un bureau. Son but est d’économiser sur le nombre de connexions qui doivent être faites pour relier ces lignes.
En général, un standard téléphonique cherche à connecter une ligne téléphonique externe aux postes de l’entreprise ou à faire communiquer ces mêmes lignes entre elles. Ainsi, contrairement aux lignes téléphoniques traditionnelles (où un seul numéro se connecte à une seule ligne), un standard téléphonique peut intégrer plusieurs lignes dans l’ensemble.
Jusqu’à il y a quelques années, en raison du manque d’avancées technologiques, il y avait de nombreuses limitations et ce type de distribution pour les communications se faisait traditionnellement de manière analogique, de sorte que les appels étaient reçus dans un standard physique qui les distribuait à travers une connexion par câble à d’autres extensions physiques de l’entreprise.
Heureusement, cette situation a changé et les standards téléphoniques physiques ont été remplacés par ceux qui fonctionnent virtuellement. Ainsi, la voix circule désormais sur Internet, et les câbles et même, dans de nombreux cas, les installations physiques ne sont plus nécessaires.
Fonctionnalités indispensable dans un standard téléphonique virtuel
Les standards téléphoniques virtuels, en plus de permettre de recevoir des appels n’importe où et depuis n’importe quel dispositif disposent d’un éventail de fonctionnalités beaucoup plus large que les standards traditionnels :
– Transcription des appels : cette fonction vous permettra d’obtenir des informations sur les appels en temps réel et de les stocker pour les récupérer et les utiliser à tout moment.
– Click to Speak : il s’agit d’un bouton que vous pouvez mettre en place sur le site web de votre entreprise pour fournir à vos clients toutes les facilités pour contacter votre entreprise. Ainsi, il leur suffira de cliquer dessus et de vous parler par le biais de l’appareil qu’ils utilisent pour consulter votre site Web. De cette façon, ils résoudront leurs doutes de manière simple et vous leur faciliterez la tâche, améliorant ainsi l’image et la confiance des utilisateurs dans votre entreprise.
– Paiement par téléphone : le standard téléphonique virtuel permet une intégration avec différents outils de l’entreprise. En se connectant à un système de paiement par téléphone, il est possible de collecter les paiements des clients sans raccrocher l’appel lui-même.
– Intégration CRM : pour les entreprises d’aujourd’hui, il est devenu essentiel de combiner les informations dont elles disposent dans leur CRM, leur Helpdesk et leur ERP avec ce qui se passe dans leurs communications. Cela offre la possibilité de personnaliser l’attention portée au client en connaissant déjà ses habitudes d’achats et de contact avec votre entreprise.
– Stratégie de communication omnicanale : aujourd’hui, bien que les appels vocaux constituent un canal de communication très important, il existe de nombreux canaux de communication par lesquels les clients peuvent contacter les entreprises. Ainsi, l’intégration de canaux devenus préférés des clients (tels que Telegram, WhatsApp, LiveChat…) vous permettra d’offrir à vos utilisateurs un moyen simple et rapide de vous contacter.
– Vidéoconférence : il est très important d’instaurer un climat de confiance avec nos clients et nos employés, surtout après la crise du Covid-19. Les outils de vidéoconférence vous permettent d’avoir des conversations en “face à face”, quel que soit l’endroit où se trouvent les deux parties.
Grâce à toutes ces fonctionnalités, vous obtiendrez divers avantages pour vous et votre équipe. Le standard téléphonique, ou le logiciel de call center sont des outils offrant bien plus qu’un moyen de contact avec vos consommateurs mais également des outils de communication interne.
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